情報取り扱いの基本｜社内運用で止まらない線引き

運用管理ツールを導入するとき、最後に止まりやすいのが「情報をどこまで載せていいのか」です。

セキュリティの不安があると、誰も決めきれず、結果として運用が始まらないことがあります。

ここで大事なのは、完璧なルールを作ることではなく、現場が迷わない線引きを最小で決めることです。

このページでは、社内運用で止まらないための情報取り扱いの基本を整理します。

結論：決めるべきは「載せていい情報」と「載せない情報」の境界線

セキュリティを難しくするのは、例外を増やしてしまうことです。

まずは、次の2つに分けて線引きを作ります。

• 運用ツールに載せてよい情報：作業を進めるために必要な情報
• 運用ツールに載せない情報：漏えい時に影響が大きい情報

ポイント

「全部載せない」は運用が回らなくなります。逆に「何でも載せる」も危険です。迷わない境界線を作るのが現実的です。

載せてよい情報：タスク運用に必要な“要約”

基本は、作業に必要な情報を要約して載せる考え方です。

詳細は別の安全な場所に置き、リンクや参照でつなぐ形にすると運用が軽くなります。

載せてよい情報の例

• 目的、完了条件、期限、担当
• 作業手順の要点（詳細は別管理でもOK）
• 進捗メモ、決定事項の要約
• 公開しても差し支えない資料のリンク

載せない情報：漏えい時の影響が大きい“生データ”

運用ツールに載せない情報は、原則として次のようなものです。

分類	載せない例	理由
認証情報	ID、パスワード、APIキー、秘密鍵	漏えい時の被害が直接的
個人情報	住所、電話番号、本人確認書類、口座情報	法務・信用リスクが大きい
機密情報	未公開の契約条件、原価、内部評価	競争力や交渉に影響
顧客データ	購入履歴、問い合わせ内容の全文	漏えい影響が大きい

ポイント

「必要なら貼る」のではなく、「必要なら要約して載せる」に寄せると安全と運用のバランスが取りやすいです。

共有範囲の線引き：プロジェクトを分けるのが一番わかりやすい

運用を止めないためには、アクセス制御を“細かい例外”で運用しないのがコツです。

一番わかりやすいのは、共有範囲ごとにプロジェクトを分けることです。

分け方の例

• 社内のみ：運用の中心（全体ルール、内部情報）
• 外部共有：制作会社や委託先とやり取りする範囲だけ
• 閲覧専用：状況確認だけ必要なメンバー向け

プロジェクトを分けると、権限設計が簡単になり、迷いが減ります。

権限設計：役割を先に決める（人で決めない）

権限を人ごとに細かく決め始めると、運用が止まりやすくなります。

役割で決めると、現場が迷いません。

役割の最小セット

• 管理：設定・権限・ルールを触る
• 運用：課題を起票し、進め、更新する
• 外部：担当課題を進め、成果物を戻す
• 閲覧：状況だけ確認する

添付ファイルの扱い：原則“添付しない”から始めると安全

添付ファイルは便利ですが、情報漏えいのリスクが上がりやすい部分でもあります。

最初は、原則として「添付しない」から始め、必要なときだけ許可する方が安全です。

添付の最小ルール

• 添付は「公開しても問題ない資料」だけ
• 機密性が高いものは別の安全な保管場所に置き、リンクで参照
• 添付する場合は、コメントで「用途」と「最新版」を明記

API連携・自動化の線引き：便利より“責任の所在”を先に決める

運用管理は自動化と相性が良いですが、連携を増やすほど責任の所在が曖昧になりがちです。

まずは「何を自動化するか」ではなく、「何が起きたら誰が責任を持つか」を決めます。

連携前に決めること

• 連携で作られるタスクの入口はどこか
• 誤作成や重複が起きたときの対応は誰か
• 連携が止まったときの検知方法はあるか

ポイント

連携は「便利」ですが、運用の入口が増えると崩れます。入口を増やさない設計が重要です。

最小の線引きテンプレ（社内に貼れる形）

最後に、迷いを減らすための最小テンプレを載せます。文章は短くて大丈夫です。

情報取り扱い（最小ルール）

• 運用ツールには「目的・完了条件・要点」を書く（生データは載せない）
• ID／パスワード／APIキーなどの認証情報は載せない
• 個人情報・顧客データの全文は載せない（必要なら要約）
• 外部共有は専用の範囲で行う（混ぜない）
• 添付は原則しない。必要な場合は用途と最新版を明記する

まとめ

セキュリティは完璧さより、現場が迷わない線引きが重要です。運用ツールには要約を載せ、生データ（認証情報・個人情報・機密・顧客データ）は載せない。共有範囲を分け、役割で権限を決め、添付と連携は最小から始めると、社内運用が止まりにくくなります。