運用が止まるとき、原因はタスクの多さではないことが多いです。
地味に効いてくるのは、コピペ・転記・通知の確認など手作業の残りです。
小さな手作業が積み上がると、回す気力が削られ、結局“放置”が増えます。
このページでは、ZapierやMakeなどの自動化ツールを使って、手作業を減らす運用の型を整理します。
結論：自動化は「登録・転記・通知の整理」から始めると失敗しない
自動化で失敗する典型は、難しいことを最初にやることです。
最初は、運用負荷に直結する“地味なところ”から潰すのが正解です。
最初に自動化すべき3領域
- 登録：フォーム/メール/チャットからタスク化
- 転記：議事録・決定事項の転記を減らす
- 通知の整理：必要な通知だけ集める（まとめる）
ポイント
自動化は「速くする」より「減らす」が効きます。毎日1回やっている手作業を消すのが一番強いです。
まず決める：自動化の目的は“時間”ではなく“運用負荷”を下げること
自動化の目的は、1回の作業時間を短くすることではありません。
運用が続くように、手作業のストレスを消すことです。
自動化が効く典型
- 同じコピペを毎回している
- 確認漏れが起きて、後で取り返す
- 通知が散って、探す時間が増える
- 会議後の転記が面倒で、情報が残らない
Zapier/Makeの使い分け（迷ったときの基準）
細かい機能差より、運用の相性で選ぶと迷いません。
ざっくり使い分け
- Zapier：シンプルに繋ぐ、テンプレで早い、まず動かす
- Make：分岐や加工が必要、可視化しながら組む、柔軟に作る
結論
最初は「テンプレがある方」で十分です。運用が回り始めてから高度化します。
最初にやると効果が大きい自動化①：フォーム/メール→タスク登録
依頼が散ると、受け皿が壊れます。
入口を自動でタスクに入れると、運用が安定します。
例
- 問い合わせフォーム → タスク管理に自動登録
- 特定のメール → 受け皿に自動登録
- Slackの特定チャンネル → タスク化
失敗しないコツ
- 最初は「受け皿」1箇所に集める
- タイトルは短く、本文に詳細を入れる
- 期限は自動で入れない（必要なときだけ人が付ける）
最初にやると効果が大きい自動化②：会議メモ→決定ログへの転記
会議メモが残らないのは、転記が面倒だからです。
「決定事項だけ」抜き出して残す仕組みを作ると、運用が軽くなります。
例
- 議事録に「決定事項」セクションがある → 決定ログに転記
- Slackの決定投稿（#announce） → 決定ログに保存
ポイント
全部を自動化しようとせず、「決定事項だけ」に絞ると壊れません。
最初にやると効果が大きい自動化③：通知を“まとめて1か所”に寄せる
通知疲れは、通知が多いことより「散っている」ことが原因になります。
重要通知だけを1か所に寄せると、確認コストが下がります。
例
- 期限が近いタスクだけSlackにまとめて通知
- 重要な更新だけ #announce に流す
- 毎朝、要点だけをまとめて送る（1通）
自動化で壊れやすいポイント（先に潰す）
自動化は便利ですが、壊れると運用が止まります。
壊れやすいポイントを先に決めておくと安心です。
よくある失敗
- 分岐が増えすぎて、誰も把握できない
- 入力形式が揺れて、後で整理できない
- 通知が増えて、逆に疲れる
- 自動登録が増えすぎて、受け皿が溢れる
壊れないための最小ルール
- 自動化は「1つずつ」増やす（同時に増やさない）
- 最初は受け皿に集める（仕分けは人がやる）
- 通知は減らす方向だけ（増やさない）
- 止め方（OFFにする手順）を決めておく
コピペ用：自動化の設計メモ（これだけ書けば決まる）
【自動化設計メモ】
- 目的：（何の手作業を消す？）
- トリガー：（何が起きたら動く？）
- 入れる場所：（受け皿/決定ログ/通知先）
- 入れる内容：（タイトル/本文/リンク）
- 例外：（動かさない条件は？）
- 止め方：（壊れたらどうOFFにする？）
よくある失敗と直し方（自動化運用）
| 失敗 |
起きること |
直し方 |
| 最初から複雑に作る |
誰も触れず放置される |
登録/転記/通知の整理から1つずつ |
| 自動登録が増えすぎる |
受け皿が溢れる |
入口を絞る、仕分けを週次で回収する |
| 通知が増える |
通知疲れが悪化する |
重要通知だけをまとめて1通にする |
まとめ
自動化ツールは、難しいことより「手作業の残り」を減らすのが効果的です。最初は登録・転記・通知の整理から始め、受け皿に集めて運用を壊さない形で少しずつ増やすと、運用負荷が下がって継続しやすくなります。
