会議が増えるほど、運用は詰まりやすくなります。
理由は簡単で、会議の内容がタスク化されないまま散るからです。
議事メモがあっても、担当や期限、次の一手が曖昧だと、仕事は進みません。
このページでは、会議を「成果」に変えるための、会議→タスク化テンプレをまとめます。
会議後にやるべきことは、情報整理ではなく運用の形にすることです。
そのために、メモを次の3つに分けます。
会議メモの3分割
ポイント
会議が役に立たない原因は、決まったことが「次の行動」に変換されないことです。3分割すると変換が簡単になります。
会議でよくある崩れ方は次の通りです。
これを止めるには、会議の最後に「ToDoの形」を作ってしまうのが一番速いです。
ToDoは、タスクとして成立していないと回りません。
最低限、次の3つが必要です。
タスク化の必須3点
ポイント
完了条件がないToDoは、作業中になりやすく終わりません。会議の場で1行だけ決めるのが効きます。
【会議メモ（タスク化用）】
会議名：
日時：
参加者：
1）決定事項（方針・ルール・結論）
2）未決事項（誰がいつ決めるか）
3）ToDo（担当/期限/完了条件）
未決事項が増えるほど、次回会議が重くなります。
未決事項には「決め方」を添えると、決定が速くなります。
決め方（例）
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| 決定事項が曖昧 | 後で蒸し返される | 結論を1行で固定して書く |
| ToDoに担当・期限がない | 埋もれて進まない | 担当・期限・完了条件を必ず入れる |
| 未決事項が増え続ける | 会議が重くなる | 決め方（選択肢・基準・期限）をセットにする |
まとめ
会議が成果に変わるかどうかは、会議後ではなく会議中に決まります。メモを「決定事項・未決事項・ToDo」に分け、ToDoは担当・期限・完了条件（1行）でタスク化する。未決事項には決め方（選択肢・基準・期限）を添える。これで会議が増えても詰まりにくくなります。
