運用チェックリスト｜導入後に崩れない点検表の型

運用が崩れるのは、能力や努力の問題ではないことが多いです。

ほとんどの場合、点検する仕組みがないだけです。

受け皿が詰まり、確認待ちが放置され、作業中が増えて、完了が増えない。

こうなる前に、週次で点検する型を持っておくと、導入後も崩れにくくなります。

このページでは、運用管理の「止まりやすいポイント」を最小チェックリストとして整理します。

結論：週1回、10分の点検で“崩れる前”に戻せる

運用は、少しずつ崩れます。

崩れた後に直すのは大変ですが、崩れ始めは簡単に戻せます。

週1回、10分の点検で十分です。

点検の目的

• 問題を“解決”するより、崩れを“早期発見”する
• 詰まりをほどいて、回る状態に戻す

ポイント

点検は「反省会」ではありません。詰まりを見つけて、運用を軽くするための作業です。

点検①：受け皿（INBOX）が詰まっていないか

受け皿が詰まると、運用は止まります。

未仕分けが溜まっているなら、処理が追いついていません。

チェック

• 未仕分けが増え続けていないか
• 古い依頼が放置されていないか

対処

• 今週やる / 保留 / 捨てる に仕分ける
• 期限がないものは“保留”に寄せる

点検②：完了条件が曖昧なタスクが増えていないか

完了条件が曖昧だと、着手しても終わりません。

結果として“作業中”が増えます。

チェック

• タイトルだけで、終わりが分からないタスクが多い
• 「対応」「確認」「調整」など曖昧語が増えている

対処

• 「何ができたら終わり？」を1行で追記する
• 大きいタスクは“終わりが見える単位”に割る

点検③：確認待ち（誰待ち）が放置されていないか

確認待ちは、放置されると事故になります。

止まりを一覧で見える状態にしておく必要があります。

チェック

• 確認待ちが一覧で見えない
• 誰待ちか分からないタスクがある
• 期限がない確認待ちが増えている

対処

• 確認待ちはステータスを分離する
• 相手（誰待ち）と期限を必ず入れる

点検④：作業中（WIP）が増えすぎていないか

作業中が増えるほど、完了が減ります。

週次で「新規開始を止める」判断が必要です。

チェック

• 作業中が増えて、完了が増えない
• 途中のタスクが多く、切り替えが増えている

対処

• WIP上限を決める（3〜5を目安）
• 新規開始を止め、完了か確認待ちに寄せる

点検⑤：期限が現実とズレていないか

期限が現実とズレると、優先順位が崩れます。

期限は「守るため」ではなく「判断のため」にあります。

チェック

• 期限切れが増えている
• 期限が全部“今日”になっている
• 期限がないタスクが多すぎる

対処

• 期限は「本当に必要なものだけ」付ける
• 期限が不要なら、今週枠/保留枠で管理する

点検⑥：通知疲れが起きていないか

通知疲れが起きると、見なくなり、事故が増えます。

通知は“減らす方向”で調整します。

チェック

• 通知が多すぎて見ていない
• 重要通知が埋もれている

対処

• 重要通知だけ1か所に寄せる
• 緊急以外はまとめて確認する運用にする

コピペ用：週次点検チェックリスト（10分版）

【週次点検（10分）】

1. 受け皿（未仕分け）が溜まっていないか
2. 完了条件が曖昧なタスクが増えていないか
3. 確認待ち（誰待ち）が放置されていないか
4. 作業中（WIP）が増えすぎていないか
5. 期限が現実とズレていないか
6. 通知疲れが起きていないか

よくある失敗と直し方（点検運用）

失敗	起きること	直し方
点検が続かない	崩れてから気づく	週1回10分に固定し、項目を増やさない
点検が反省会になる	やる気が下がる	詰まりをほどく作業と割り切る
全部直そうとする	疲れて止まる	受け皿/確認待ち/WIPの3点を優先する

まとめ

運用が崩れるのは、点検する仕組みがないからです。週1回10分の点検で、受け皿・完了条件・確認待ち・作業中・期限・通知をチェックすれば、崩れる前に戻せます。点検は反省ではなく、詰まりをほどいて運用を軽くするための作業です。