Googleフォーム活用例｜依頼を受け皿に集めて抜け漏れを防ぐ型

運用が崩れるきっかけは、だいたい同じです。

依頼が散って、抜け漏れが起きて、後から慌てて取り返す。

この状態が続くと、タスク管理ツールを入れても回りません。

原因は、タスク管理の前に入口（依頼の受け皿）が整っていないことです。

このページでは、Googleフォームで依頼の入口を一本化し、受け皿に集める型を整理します。

結論：フォームは「入口を一本化」して「必須項目を揃える」だけで効果が出る

Googleフォームは、作り込むほど運用が重くなります。

最小設計で、依頼の質を揃えるだけで十分です。

フォーム導入で起きる変化

• 依頼が散らない（入口が1つ）
• 依頼の内容が揃う（確認が減る）
• 抜け漏れが減る（受け皿に残る）

ポイント

フォームの価値は「入力の手間」ではなく「依頼の質が揃うこと」です。

フォームが向くケース：依頼が散る・確認が増える・同じ質問が繰り返される

フォームは、すべての依頼に必要ではありません。

特に効果が出るのは、依頼の形式がバラバラなときです。

フォームが効く典型

• 依頼がSlack/メール/口頭に散る
• 依頼内容が曖昧で、確認が増える
• 期限や完了条件が毎回抜ける
• 同じ依頼が繰り返される（型がない）

最小フォーム設計：質問は5つだけ（増やさない）

質問を増やすほど、入力されなくなります。

最小で回る質問は次の5つです。

最小フォーム（5項目）

1. 依頼内容（1行）：何をしてほしいか
2. 目的：何のためか（背景）
3. 期限：いつまでか（なければ空でもOK）
4. 完了条件：何ができたら終わりか
5. 参考リンク/資料：必要なら添付・URL

補足

期限が決まっていない依頼もあります。その場合は、期限欄を「任意」にして運用が止まらない形にします。

運用ルール：フォームの価値は「入口の統一」を守れるかで決まる

フォームを作っても、結局口頭で依頼が来ると戻ります。

入口を統一するルールが必要です。

最小運用ルール（これだけ）

• 依頼はフォームが原則（口頭はフォームに入れる）
• フォームに入っていない依頼は「受け付けていない」扱い
• 受け皿（タスク管理側）で週次に仕分ける

受け皿とセットで回す：フォーム→受け皿→週次レビュー

フォームは“入口”なので、受け皿とセットで回します。

形としては次の流れが一番安定します。

回る流れ（固定）

1. フォームに入る
2. 受け皿に集まる（タスク管理）
3. 週次レビューで「今週/検証/保留・削除」に仕分ける

ポイント

フォームが作った“入力の揃い”を、週次レビューで回収すると、運用が安定します。

コピペ用：依頼フォームの項目（そのまま使える）

【依頼フォーム項目】

1. 依頼内容（1行）
2. 目的（背景）
3. 期限（任意）
4. 完了条件（何ができたら終わり？）
5. 参考リンク/資料（任意）

よくある失敗と直し方（フォーム運用）

失敗	起きること	直し方
質問を増やしすぎる	入力されなくなる	5項目に戻し、期限は任意にする
入口が統一されない	口頭/Slackが復活する	「フォームにない依頼は存在しない」運用にする
受け皿が回収しない	依頼が溜まって詰まる	週次レビューで必ず仕分ける

まとめ

依頼が散ると、抜け漏れと確認が増えて運用が止まります。Googleフォームは入口を一本化し、依頼内容・目的・期限・完了条件を揃えるだけで効果が出ます。フォーム→受け皿→週次レビューの流れを固定すれば、負荷を増やさずに抜け漏れを減らせます。