運用が止まる原因は、タスクが多いことよりも「探す時間」が増えることです。
資料が見つからない、最新版が分からない、誰が持っているか不明。
こうなると、確認が増え、進みが遅くなります。
このページでは、Googleドライブでファイルが散らからない共有ルールの型を整理します。
フォルダを作り込むほど、逆に迷います。
運用を安定させるのは、構造ではなくルールです。
ファイルが散らからない4原則
ポイント
フォルダ構成は最小で十分です。最初にルールを固めると、増えても散りません。
フォルダを増やすほど、置き場所が迷路になります。
運用管理向けは、まず3つで回すのが最短です。
最小フォルダ構成
迷うなら、とにかく00_INBOXへ。後で仕分ける運用にします。
ドライブ運用の強さは、命名で決まります。
ファイル名だけで「いつ・何・どれが最新版か」が分かると、探す時間が消えます。
命名テンプレ
YYYYMMDD_案件名_中身_状態
状態のおすすめ
draft / v1 / v2 / final / done の5つだけに固定するとブレません。
置き場所で迷うと、散ります。
迷いを消すには、流れを固定します。
置き場所の流れ（固定）
この3ステップだけで、置き場所の迷いが激減します。
運用で一番ストレスになるのは「どれが最新版？」です。
版管理のルールを決めて、最新版を1つに固定します。
版管理の最小ルール
共有事故は、個別に人へ共有して増えます。
運用管理では、フォルダ単位で共有範囲を決めるほうが安全です。
権限設計の考え方
ポイント
外部共有が混ざると散りやすいので、外部共有フォルダを別に用意すると事故が減ります。
【Googleドライブ最小運用ルール】
| 失敗 | 起きること | 直し方 |
|---|---|---|
| フォルダを増やしすぎる | 置き場所が迷路になる | 3フォルダに戻し、INBOX→WORK→ARCHIVEで流す |
| 命名がバラバラ | 検索しても出ない | 日付＋案件＋中身＋状態に固定する |
| 最新版が分裂する | 確認が増えて止まる | WORKに最新版1つ、古い版はARCHIVEへ |
まとめ
ファイルが散ると「探す時間」が増え、運用が止まります。Googleドライブはフォルダ作り込みより、命名・置き場所・版管理・権限のルールで安定します。最小構成（INBOX/WORK/ARCHIVE）と命名テンプレを固定するだけで、散らかりにくい運用が作れます。
