予定は埋まっているのに、タスクが終わらない。
忙しいのに進んでいる実感がない。
この状態は、時間管理の才能よりも、予定とタスクの役割が混ざっていることが原因になりやすいです。
このカテゴリでは、予定とタスクが噛み合うように、崩れないスケジュール運用の型をまとめます。
予定とタスクを同じ扱いにすると、どちらも崩れます。
基本は、次の分け方です。
| 要素 | 性質 | 例 |
|---|---|---|
| 予定 | 固定（動かしにくい） | 会議、納期、外出、対応必須の時間 |
| タスク | 可変（動かせる） | 作業、調査、作成、レビュー、整理 |
ポイント
スケジュールが崩れる人は、可変のタスクを固定の予定のように扱い、崩れた瞬間に全部が嫌になります。可変は可変として運用すると、回復が早くなります。
スケジュールを壊すのは、だいたい次の2つです。
割り込み自体はなくせません。だから、割り込みを受けても崩れない余白を最初から設計します。
タスクが進まないのは、タスクがないからではなく、やる時間が確保されていないからです。
時間ブロックは、タスクを「いつかやる」から「この時間にやる」へ移します。
ブロック運用の基本
ブロック運用の狙いは、完璧な計画ではなく着手率を上げることです。
会議が増えるほどタスクが増え、時間が減り、詰まります。
この悪循環を止めるには、会議の成果をその場でタスク化して、後工程を迷わせないことです。
| 会議の成果 | 残すもの |
|---|---|
| 決定 | 何を決めたか（1行で） |
| ToDo | 担当・期限・完了条件（最小セット） |
| 保留 | 次にいつ判断するか（期限だけ置く） |
コツ
会議後に「誰が何をするか」が曖昧だと、確認の往復が発生して運用が重くなります。会議の出口をタスクで固定すると、詰まりが減ります。
忙しい週に完璧を狙うと崩れます。
崩れない人は、忙しい週ほど最低限の運用に落とします。
最低限運用（これだけ守る）
最低限運用があると、忙しい週でも「回復」できます。
迷ったら、次の順で進めると整うのが早いです。
