運用が止まるとき、現場では「忙しいから」「人が足りないから」と感じます。
でも多くの場合、止まっている原因は特定のパターンに分かれます。
パターンが分かると、やるべきことは増えません。むしろ最小の手当てで回復できます。
このカテゴリでは、よくある詰まりを症状から切り分け、直し方の型をまとめます。
運用の詰まりは、闇雲に頑張ると悪化しやすいです。
まずは「何が詰まっているか」を種類で見分けます。
| 症状 | よくある原因 | 最初にやる手当て |
|---|---|---|
| 抜け漏れが増える | 受け皿が複数／入口が散っている | 入口を一つに固定する |
| 確認が遅い | 担当不在／確認の出口が曖昧 | 最終責任者と確認手順を置く |
| 通知が多すぎる | 重要度の混在／ルールがない | 通知の種類を分ける |
| 作業中が増える | 完了条件が曖昧／同時進行が多い | 完了条件と同時進行数を絞る |
| 探す時間が増える | 情報が散っている／置き場所がない | 決定・資料・履歴の置き場を決める |
ポイント
詰まりの対処は「追加する」より、混ざっているものを分ける方が効きます。
詰まりの起点として最も多いのが、入口が散ることです。
チャット、口頭、メール、メモにタスクが散ると、抜け漏れ・二重対応が増えます。
よくあるサイン
手当てはシンプルです。入口を一つにし、まず「受け止める」場所を固定します。
担当が曖昧な状態では、どれだけツールを整えても止まります。
特に、複数人が関わるほど「誰が決めるか」が重要になります。
最小ルール
担当が決まるだけで、停滞の多くは解消します。
「作業中」が増えるプロジェクトは、出口（完了条件）が曖昧です。
完了条件がないと、終わりが見えず、確認もできず、止まります。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 資料を作る | 資料の初稿を作り、レビュー依頼を出したら完了 |
| 調べる | 選択肢3つを比較し、結論と理由を1枚にまとめたら完了 |
コツ
完了条件は長くなくていいです。誰が見ても「終わった」と判断できる形にします。
通知が増えると、重要が埋もれます。
埋もれた結果、見なくなり、運用が崩れます。
通知設計の考え方
通知をこの3種類に分けるだけで、疲れにくくなります。
運用を整えるほど、ルールを増やしたくなります。
ただ、ルールが増えると更新が面倒になり、結局使われなくなります。
最小ルールの目安
ポイント
追加ルールは「詰まりが出た場所」だけに入れます。最初から全体に広げない方が続きます。
迷ったら、次の順で切り分けると復旧が早いです。
